小さなツールの必要性を検討する

自動化、表計算、簡単なアプリの作成を決める前に使います。利用後の維持や支援に必要な作業も含めて確認します。

1. 現在の仕事を測る
複数の事例で、頻度、所要時間、誤り、その影響を記録します。難しさの違いも残し、実測値と見積もりを区別します。

2. 既存の方法を調べる
既存のツール、ひな形、手順の変更で対応できるかを確認します。重複する作業、アクセスの制限、必要な連携も整理します。

3. 試す範囲を決める
対象の仕事、利用者、入力、出力、期待する結果を決めます。担当者、費用・時間の上限、確認日、元の方法に戻す手順を明記します。

4. 必要な管理を確認する
データへのアクセス、正確性、安全性、保守、問い合わせ対応、承認を確認します。初期の試験では、架空のデータまたは利用が認められたデータを使います。重要な操作には適切な人の確認を残します。

5. 小さな範囲で試す
実際に利用する人と代表的な事例で試します。所要時間に加え、利用状況、修正、例外、支援に要した時間を記録します。試している間も従来の方法を使えるようにしておきます。

6. 継続を判断する
確認できた効果と、準備、説明、保守、支援の負担を比較します。実際に使われているかも確認し、継続、修正、延期、中止の理由を記録します。

記入欄

対象の仕事・利用者・頻度:


現在の時間・誤り・影響:


実測値と見積もり:


検討した既存の方法:


入力・出力・アクセス・担当者:


試行範囲・費用上限・確認日:


期待する結果と中止条件:


元に戻す方法と保守の担当:


利用・修正・支援の実績:


継続に関する判断と理由:


利用状況、正確性、短縮できた時間、支援の負担、残る作業の担当を確認します。測定するまでは効果を見積もりとして扱います。誤りが生じる、対応できる範囲を超える、対象の仕事が変わる場合には、中止や修正を検討します。

判断の理由

準備にかかった時間を回収できるまでの期間は、実際の修正・支援時間、報告の頻度、書式を使い続ける期間によって変わります。試行では、これらの前提も記録します。別の人がツールを使い、維持するための作業も含めて確認します。

別の事例で判断を確かめる

関係者に、別の安全に試せる事例でワークシートを使い、判断の理由を説明してもらいます。分かりにくかった箇所と、助けを求める場面を記録します。

試している説明・仮説:


他に考えられる説明:


判断を見直すことになる観察結果:


別の人がこの方法を使うために必要だったこと: