引き継ぎを確認する

情報の確認や承認を待つために、担当者間で仕事が止まるときに使います。関係者が具体的に説明できる、最近の事例から確認します。

1. 実際に起きたことを記録する
同じ種類の引き継ぎを、最近の事例から3件選びます。作業が整った時刻、渡した時刻、受け手が着手できた時刻、完了した時刻を記録します。確認のために差し戻した内容も残します。

2. 渡す人と受け取る人に聞く
渡す人が何をもって準備完了と考えたか、受け取る人が何を必要としていたかを確認します。足りなかった情報や判断を、当事者の言葉で記録します。同じ問題が各事例で起きていたかも確かめます。

3. 判断する人を確認する
情報を用意する人、判断する人、変更を承認できる人を確認します。個人情報、安全、契約、業務上の条件も確認します。

4. 変更を一つ決める
引き継ぎメモに参照番号を加えるなど、元に戻せる範囲で変更を決めます。期待する結果、試す期間、維持する人、中止する条件を関係者で確認します。

5. 実際の仕事で試す
合意した少数の引き継ぎで試します。待ち時間、確認の回数、完了状況、各担当者に増えた作業を記録します。機密情報は、取り扱いが認められた場所で管理します。

6. 観察した結果から判断する
関係者で結果を確認します。作業量や難しさの違いも考慮し、変更を続けるか、修正するか、取りやめるかを決めます。理由と次の対応の担当者を記録します。

記入欄

仕事と開始のきっかけ:


対象の事例と日付:


渡す人・受け取る人:


準備完了・受領・着手可能・完了の時刻:


不足した情報・判断:


判断者と変更の承認:


変更内容と期待する結果:


試行件数・確認日・中止条件:


実際の結果と増えた作業:


判断・担当者・次の確認日:


受け手が着手できたか、仕事が完了したか、別の人に作業が増えていないかを確認します。誤り、情報の漏えい、合意した範囲を超える変更が生じた場合は中断します。継続的な変更を決めるために、追加の確認が必要になることもあります。

判断の理由

3件とも、受け手が必要とする案件番号がありませんでした。案件番号を記載することで確認のやり取りが減るかを試します。承認者の不在も、遅れの原因として別に確認します。確認に要した時間と、処理全体の時間を記録します。

別の事例で判断を確かめる

関係者に、別の安全に試せる事例でワークシートを使い、判断の理由を説明してもらいます。分かりにくかった箇所と、助けを求める場面を記録します。

試している説明・仮説:


他に考えられる説明:


判断を見直すことになる観察結果:


別の人がこの方法を使うために必要だったこと: