文書を実際に使って確かめる

手順書、共有資料、定例報告などに使います。その文書を利用する人が、実際の仕事に沿って使えるかを確認します。

1. 対象の仕事を決める
読む人が何を実行し、何を判断する必要があるかを書きます。最近の事例、または安全に再現できる例を選びます。必要な資料と閲覧を制限する情報を確認します。

2. 必要な情報を整理する
各手順で必要な情報を列挙します。変わりやすい情報、正式な参照元、不明点を確認できる相手を明記します。

3. 使う順に文書を整える
目的、入力情報、手順、判断箇所、成果物を順に整理します。担当者、更新日、更新のきっかけを書きます。重複管理を避ける必要がある情報は、正式な参照先へのリンクにします。

4. 使ってもらう
利用者に文書に沿って作業してもらいます。探した箇所、止まった箇所、質問、誤った操作を記録します。観察や記録の方法は、事前に本人と確認します。

5. 困った箇所を修正する
問題が起きた表現、順序、参照先を修正し、その部分を再度試します。別の箇所に曖昧さが生じていないかも確認します。

6. 更新の担当を決める
保存場所、更新する人、見直す条件を決めます。最新版を確認できるようにし、業務、システム、判断権限が変わったときに見直します。

記入欄

対象の仕事と利用者:


必要な情報と正式な参照元:


閲覧・取り扱いの制限:


手順と判断箇所:


期待する成果物:


担当者・日付・保存場所・更新条件:


止まった箇所・質問・誤り:


修正内容と再確認の結果:


残る不明点と次の確認日:


利用者が正確に作業できるか、最新版を見つけられるか、確認が必要な場合を判断できるかを確かめます。未解決の事例を残し、必要な安全確認や承認を明記します。確認結果がどの作業と利用者に基づくかも記録します。

判断の理由

単位を明記することで、記入時に生じていた曖昧さに対応します。再確認では、別の人が同じ在庫を一貫した単位で記録できるかを確かめます。誤りが続く場合は、説明を増やす前に、包装単位の換算や記入例の分かりやすさを確認します。

別の事例で判断を確かめる

関係者に、別の安全に試せる事例でワークシートを使い、判断の理由を説明してもらいます。分かりにくかった箇所と、助けを求める場面を記録します。

試している説明・仮説:


他に考えられる説明:


判断を見直すことになる観察結果:


別の人がこの方法を使うために必要だったこと: